TỔNG HỢP Những con số thống kê chi phí hội họp và lý do ra đời của BBM Meetings

​

Đối với nhiều người cực kì mệt mỏi, chán nản và lo lắng khi nhìn thấy lịch dày đặc các cuộc họp của mình, một số người khác lại thường hỏi "lý do tại sao tôi phải đến tham dự cuộc họp này?". Theo Attentive.com những thắc mắc hoặc lo lắng trên không phải là không có cơ sở. Theo thống kê, chi phí tiền lương trung bình của một cuộc họp ở Hoa Kỳ là $ 338/mỗi người, đây là mức tính trung bình điều và không bao gồm các CEO được những mức lương cao và các nhà lãnh đạo kinh doanh khác. Nếu tính tất cả giá những cuộc họp có thể lên tới $ 20,000 cho mỗi sự kiện.

Lý do nào mà chi phí cao như vậy? Đó là không tận dụng tốt nhất các cuộc họp, chi phí tổ chức, vé máy bay, phòng nghỉ, thời gian chờ đợi... John Kenneth Galbraith, một nhà kinh tế người Mỹ gốc Canada, đã từng nói "Không thể thiếu các cuộc họp chỉ khi bạn không muốn làm bất cứ điều gì." 63% các cuộc họp diễn ra được tiến hành mà không có một kế hoạch trước hoặc có nhu cầu thực sự.

Nhưng chúng ta không đề cập đến khía cạnh này mà hãy trở lại với một lịch trình họp hành bận rộn. Theo các dữ liệu, 33,4% số người tham dự cuộc họp được xem xét là không có hiệu quả hoặc là sự lãng phí thời gian, xuất phát từ sự thiếu tổ chức, chuẩn bị và ra quyết định trong các cuộc họp.

Có khoảng 220 triệu cuộc họp mỗi tháng tại Hoa Kỳ, và chiều dài trung bình là cuộc họp 31-60 phút. Rất nhiều thời gian giành cho họp hành mà không phải làm các nhiệm vụ khác. Theo Harvard Busuness Review giám đốc điều hành cấp cao của các công ty điển hình sử dụng ít hơn ba ngày mỗi tháng làm việc cùng nhau và trong khoảng thời gian đó họ dành ít hơn ba giờ để đề cập đến vấn đề chiến lược. Vậy những cuộc họp lãng phí thời gian có đáng không?

$338
Chi phí tiền lương trung bình của mỗi người trong các cuộc họp.
68 %
Các cuộc họp diễn ra mà không có kế hoạch trước
34 %
Người tham gia các cuộc họp vô nghĩa
45 +
Chiều dài trung bình của các cuộc họp​

Nó nói lên một thực tế rằng các cuộc họp thường đi lạc chủ đề hoặc dừng lại ở một số vấn đề nhỏ của các bộ phận thay vì các vấn đề lớn cốt lõi của doanh nghiệp. Vậy để cân bằng giữa chi phí, chất lượng, hiệu quả, thời gian??? Đây là lý do khởi đầu của dịch vụ BBM Meeting ra đời.

Bạn có quá ít thời gian hoặc không muốn lãng phí thời gian đi lại tham gia vào một cuộc họp? Khó có thể chấp nhận nhưng thực tế là các cuộc gọi, Webclients như Citrix Goto Meeting, hoặc Cisco's Webex Meeting, và BBM meeting của BlackBerry đã trở thành cực kì hữu ích trong khi công việc của chúng ta đòi hỏi chúng ta phải thường xuyên có mặt trong các cuộc họp và cập nhật dự án kể cả đang trên máy bay.

​

Công nghệ hình ảnh như BBM Meeting không dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn Teleconferencing nhưng nó là giao tiếp thực tế giữa con người với con người là chìa khóa để tạo ra các cuộc họp tốt hơn, tham gia nhiều hơn và tập trung hơn, tránh việc bỏ lỡ các tương tác của con người trong những thời điểm quan trọng nhất. Theo nhà tâm lý học và khoa học hành vi, nét mặt, cử chỉ, giọng nói tạo ra cảm hứng cho người nghe hơn voicall. Các nhận xét kiểu như là "cuộc họp diễn ra tốt đẹp?" Hoặc "Anh ấy thích những gì tôi nói?" thông thường chỉ có thể được đo bằng các tín hiệu thị giác người tham gia cuộc họp như khi sử dụng tính năng hội nghị truyền hình BBM Meeting, hãy để người tham dự họp thấy sự minh bạch, tin tưởng - cách mà không phải lúc nào voice chat cũng có thể làm được.

Theo nghiên cứu tiến sĩ Arvey, một nhà tâm lý học và giáo sư của Đại học Quốc gia Singapore, đã xác định rằng quá trình làm việc theo nhóm và kết quả đòi hỏi sự phối hợp, sự đồng thuận, thời gian và sự thuyết phục của người khác và điều này được thực hiện tốt hơn trong các cuộc họp mặt đối mặt.

​

BBM meeting có khả năng tổ chức một loạt các cấu hình cuộc họp từ xa hoàn toàn hoặc các cuộc họp hybrid. Một cuộc họp lai (hybrid) - là sự kết hợp tham dự họp từ xa với một cuộc họp mặt đối mặt, cả hai cách này bổ sung, bổ trợ cho nhau. Để cắt giảm chi phí, thay vì loại bỏ họp mặt-đối-mặt, nhiều công ty chỉ đơn giản là giảm số lượng người tham gia, họ tổ chức nhiều hơn các cuộc họp hybrid. Trước đây, các công ty có thể có một đội ngũ nhân viên kỹ thuật tại một cuộc họp quan trọng. Bây giờ, họ chỉ cho hai người và phần còn lại tham gia thông qua hội nghị truyền hình. Kết quả là, các công ty cắt giảm chi phí cuộc họp, trong khi vẫn đem lại một trải nghiệm thật sự mặt-đối-mặt.

Phải thừa nhận rằng lợi ích mà công nghệ mang lại trong BBM Meeting là con người vẫn tương tác với những người khác rất trực quan. Đối với các công ty lớn chủ yếu vẫn dựa vào nhân viên để thực hiện các quyết định và nó đòi hỏi mọi người phải thuyết phục và thuyết phục người khác để đưa ra quyết định. Do đó các cuộc họp mặt đối mặt vẫn sẽ thường xuyên xảy ra.

Không phải công ty, cá nhân nào cũng có thể biết cách sử dụng chìa khóa để mở ra những tiềm năng mới bằng cách sử dụng công nghệ để khai thác tối đa hiệu quả và tiết kiệm nhất về chi phí. Vì vậy nếu bạn đang quan tâm đến BBM Meeting nghĩa là bạn đang bắt đầu tìm thấy chìa khoá thành công cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Hãy tìm hiểu thêm về sản phẩm đầu tiên cho di động với các giải pháp năng suất sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn kết nối khi di chuyển và duy trì yếu tố tương tác con người với nhau.

​

GHΩST-ββΣR - BBVN.net
Tham khảo Berryflow​